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2017教育部产学合作协同育人项目对接会

会议背景

2017年11月9-10日,2017教育部产学合作协同育人项目对接会在北京会议中心顺利举办,本次大会由教育部产学合作协同育人项目专家组主办,教育部高教司司长吴岩、工信部信息化和软件服务业司任利华副司长、教育部高等教育司理工处吴爱华处长、产学合作协同育人项目专家组组长徐晓飞等领导、专家、学者出席了本次会议。有来自各省市地区的相关教育机构官员、专家学者、企业家约2000人参加。

对于参会人数动辄数千且身份限制严格的大会,其面临的痛点让许多活动主办方苦不堪言,今天我们从2017教育部产学合作协同育人项目对接会为切入点,参考产品与客户实际需求及并形成最终落地方案,让大会管理轻松增效150%

痛点分析

· 近2000位嘉宾的定向邀约、嘉宾信息注册、验证签到、参会凭证领取……这些步骤靠人工完成

  不但工作量巨大、在不断周转数据的过程中也极易出错。

· 嘉宾对应各主、分会场准入权限不同,人工无法分辨入场权限。

· 大量参会凭证需提前制作消耗大量人力物力,数千张凭证现场发放,容易造成混乱,工作人员极易找不着,更可能忙中发错。

邀约及注册

通过系统,数据可汇总一个后台,统一发送邀请函参会嘉宾根据收到的短信及邮件中的链接进入大会注册页,输入邀请码并完善信息,即可完成大会注册

这些信息将统一汇入系统,并根据嘉宾身份自动为嘉宾分配主、分会场的入场权限,为现场的身份验证、签到和胸牌打印奠定基础。且嘉宾在注册日截止前可自行登录修改填写的信息,而不像往常必须要联系工作人员修改,大幅减小工作压力。

签到及现场胸卡制作

到达现场后,嘉宾前往不同的通道签到。在工作人员的电脑界面上就能立刻得到反馈信息;如签到反馈信息、嘉宾的身份信息等。

因为参会胸卡实现了现场制作,所以2000名嘉宾无需拥挤在会议当天到会场领凭证。主办方在会议前一天就在3个指定酒店设立了酒店签到点,无论嘉宾下榻哪个酒店,都能快速验证身份并收获专属凭证,极大提高了会议签到效率和体验。

虽然参会嘉宾达2000人之多。实现全程数字化后,2017教育部产学合作协同育人项目对接会高效、次序井然、体验极佳。